Основа эффективности в команде - грамотно структурированные задачи. Для этого нужен шаблон. Это может быть User Story, JTBD, любая другая структура. Жесткий каркас задачи позволяет всем участникам команды быстро понимать, о чём идет речь.
Описание задачи зависело от навыков автора, пока мы не внедрили шаблоны. Я тратил много времени на ревью требований, долго вычленяя суть. После введения шаблонов, любой участник команды может создать практически готовую к работе задачу без прочтения "Пиши, сокращай".
Но не нужно жестить - перегруженный шаблон отнимает время. Мы добавляли чек-листы к дизайн задачам, которые быстро превратились в мега-списки. Не пытайтесь покрыть все ситуации - сосредоточьтесь на главном.